Akt notarialny mieszkania w 2024 roku - wszystko, co musisz wiedzieć!

Akt notarialny jest szczególną formą dokumentu urzędowego, za przygotowanie, którego odpowiedzialny jest notariusz. Celem sporządzenia i podpisania aktu notarialnego jest stwierdzenie treści czynności prawnej i zabezpieczenie interesów dwóch stron transakcji. Czynnością prawną może być np. kupno nieruchomości.

Zanim dojdzie do podpisania aktu notarialnego, notariusz lub osoba przez niego wskazana powinna przeczytać dokument na głos. Obecność stron i notariusza podczas odczytywania aktu notarialnego jest obowiązkowa. Po odczytaniu całego aktu notarialnego notariusz ma obowiązek spytać przedstawicieli dwóch stron umowy, czy dokładnie rozumieją treść umowy, jej znaczenie oraz czy akt notarialny jest zgodny z ich wolą. Klienci mogą również poprosić o odczytanie wszystkich lub wybranych załączników do aktu notarialnego.

Obowiązkiem notariusza jest wyjaśnić w sposób jasny i przystępny zapisy aktu notarialnego, tak żeby żadna ze stron nie miała żadnych wątpliwości. Notariusz jest zobowiązany do zabezpieczenia interesów stron i ich praw. Dotyczy to również osób trzecich, dla których dana czynność może powodować skutki prawne.

Akt notarialny powinien mieć odpowiednią formę oraz zawierać następujące informacje:

• dokładna data sporządzenia aktu notarialnego,
• miejsce sporządzenia dokumentu,
• imię nazwisko i notariusza,
• siedziba kancelarii notarialnej,
• imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych oraz nazwę i siedzibę osób prawnych (firmy), które są stronami transakcji,
• imiona, nazwiska oraz miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych (pełnomocnicy, przedstawiciele firmy),
• oświadczenia stron wraz z powołaniem się na okazane przy akcie dokumenty,
• stwierdzenie na żądanie stron faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu
• stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany,
• podpisy osób fizycznych lub prawnych biorących udział w podpisaniu aktu notarialnego,
• podpis notariusza.

Jest wiele czynności prawnych, które pod rygorem nieważności muszą zostać dokonane w formie aktu notarialnego. Dotyczy to przede wszystkim spraw związanych z przeniesieniem prawa własności lokalu, ale także innych spraw majątkowych. Poniżej przykłady czynności prawnych, które będą ważne tylko wtedy, gdy będą mieć formę aktu notarialnego:

• sprzedaż nieruchomości,
• ustanowienie i zbycie prawa użytkowania wieczystego,
• ustanowienie ograniczonych praw rzeczowych, m.in. hipoteki,
• ustanowienie odrębnej własności lokali,
• sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
• ustanowienie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu w wyniku przekształcenia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
• umowy o dział spadku, w skład którego wchodzi nieruchomość lub spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu,
• zbycie spadku,
• ustanowienie pełnomocnictwa do ww. czynności prawnych, dla których niezbędna jest forma aktu notarialnego,
• umowa małżeńska majątkowa,
• zrzeczenie się dziedziczenia itp.

Notariusz jest zobowiązany również do umieszczenia w dokumencie wniosku o dokonanie odpowiedniego wpisu w księdze wieczystej, jeżeli w treści aktu notarialnego znajduje się informacja:

• o przeniesieniu lub zrzeczeniu się prawa ujawnionego w księdze wieczystej,
• o czynności przenoszącej własność nieruchomości,

W terminie do 3 dni od sporządzenia aktu, notariusz powinien przesłać z urzędu wypis aktu notarialnego do sądu właściwego do prowadzenia ksiąg wieczystych, zawierający wniosek o wpis do księgi wieczystej wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu.

Notariusz sporządza na żądanie osób uprawnionych, wypisy z aktu notarialnego, które są powtórzeniem oryginału i mają taką samą moc prawną. Liczba wypisów może być dowolna. Na końcu wypisu notariusz zaznacza komu i kiedy wydano wypis oraz podpisuje się pod nim i opatruje pieczęcią.

Zgodnie z przepisami wszystkie dokumenty obejmujące czynności powinny być przechowywane przez 10 lat od ich sporządzenia. Po tym okresie notariusz przekazuje dokumenty na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.

Akt notarialny mieszkania daje gwarancję, że interesy zarówno kupca, jak i sprzedawcy są odpowiednio zabezpieczone. Umowa w formie aktu notarialnego z zasady zawiera bowiem wszystkie niezbędne elementy, a zapisy są prawidłowo sformułowane. Warto podkreślić, że wadliwie sformułowana umowa może zostać w przyszłości unieważniona przez sąd.

Co daje nam akt notarialny mieszkania? W sytuacji, gdy jedna lub druga strona nie dotrzyma zapisów umowy, to strona poszkodowana może dochodzić swoich prawa w sądzie i żądać zrealizowania zapisów zawartych w umowie przyrzeczonej.

Co więcej, aktu notarialnego nie można ani sfałszować, ani zniszczyć. Takie działania są nie tylko bezprawne, ale również całkowicie pozbawione sensu, ponieważ oryginalny dokument jest przechowywany przez notariusza. Kopie mają też status oryginału, ale pod warunkiem, że zostały przekazane stronom przez notariusza.

Regułą na polskim rynku nieruchomości jest to, że kancelarię notarialną wybiera kupujący. Wynika to z tego, że to właśnie strona kupująca ponosi wszystkie koszty sporządzenia aktu notarialnego oraz koszty podatków. Nasze doświadczenie oraz współpraca z wieloma kancelariami notarialnymi nauczyły nas, że każdy notariusz ma swój styl prowadzenia kancelarii, czy też komunikowania się z klientami. Warto wybrać notariusza, który zaangażuje się również w czytanie i dokładne wyjaśnianie wszystkich zapisów aktu notarialnego. W ten sposób zyskujesz pewność, że notariusza zachowa najwyższą staranność przy zabezpieczaniu interesów stron transakcji.

Bardzo ważnym elementem każdej transakcji jest skompletowanie, przygotowanie i dokładna analiza dokumentów, które są niezbędne do sporządzenia aktu notarialnego. Jest to część kupna-sprzedaży mieszkania, która jest zazwyczaj najtrudniejsza dla obydwóch stron. Ważne jest to, że nie musisz tego robić sam i możesz zwrócić się do np. do nAgenta nieruchomości z nSkup.pl. W czym może pomóc Ci pośrednik nieruchomości?

W pierwszym kroku agent nieruchomości sprawdzi, jakie prawo do lokalu jest przedmiotem sprzedaży. Może to przykładowo być:

• lokal mieszkalny, stanowiący odrębny przedmiot własności,
• spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu (jako ograniczone prawo rzeczowe, bez praw do nieruchomości wspólnej).

Rodzaj prawa do lokalu jest podstawową informacją, która powinna zostać przekazana notariuszowi i umieszczona w akcie notarialnym.

Gdzie można sprawdzić, jaki jest rodzaj prawa do lokalu? Takie informacje zawarte są w podstawie nabycia oraz w księdze wieczystej. Dokumenty te należy okazać notariuszowi sporządzania aktu notarialnego.

Agent nieruchomości powinien dokładnie zweryfikować podstawę nabycia oraz przeanalizować księgę wieczystą, jeżeli została ustanowiona. Jest to ważne, ponieważ zawczasu należy wyjaśnić wszystkie nieścisłości. Strony mogą w takiej sytuacji okazać notariuszowi dokumenty dodatkowe lub spisać oświadczenie. Czy każdy lokal musi mieć księgę wieczystą? Zasady są następujące:

• każdy lokal mieszkalny, stanowiący odrębny przedmiot własności, musi mieć sporządzoną księgę wieczystą,
• w przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu księga wieczysta może być założona, ale nie musi,
• założenie księgi wieczystej będzie obowiązkowe, gdy chcemy kupić na kredyt spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu.

Warto wiedzieć, że każdy bank wymaga założenia księgi wieczystej ze względu na konieczność ustanowienia hipoteki na rzecz banku. Po założeniu księgi wieczystej hipoteka zostanie wpisania do działu IV.

Podstawa nabycia i księga wieczysta są niezbędne do określenia praw związanych ze sprzedawaną nieruchomością oraz wszystkich obciążeń z nią związanych.

Pomoc agenta nieruchomości może okazać się nieoceniona. Co może się wydarzyć, gdy nie mamy wystarczającej wiedzy i zapoznamy się z podstawą nabycia?

Dobry przykład to brak zapisów w księdze wieczystej, które potwierdziłyby, że wraz z zakupem lokalu dokonano również zakupu udziałów w nieruchomościach gruntowych, umożliwiających dojście i dojazd do budynku, w którym znajduje się dany lokal.

Może się okazać, że kupiliśmy nieruchomość, do której nie mamy prawa dojścia ani dojazdu.

Pośrednik nieruchomości podpowie również, co należy zrobić, gdy w dziale III lub IV księgi wieczystej odnotowane są służebność osobista bądź obciążenia hipoteki.

W takim przypadku sprzedający powinien dostarczyć notariuszowi dodatkowe dokumenty tj.:

• oświadczenie o zrzeczeniu się służebności osobistej, jeśli żyje osoba uprawniona,
• oświadczenie o uzyskiwaniu dokumentów, pozwalających na wyjaśnienie stanu prawnego (akt zgonu, jako poświadczenie wygaśnięcia służebności),
• zaświadczenie z banku o wykreślenia hipoteki lub jej przedterminowej spłaty.

Sprzedający jest zobowiązany do dostarczenie dokumentów, na podstawie których notariusz w akcie notarialnym umieści następujące informacje:

• stan prawny lokalu - nr KW, podstawa nabycia, właściciele,
• lokal – położenie lokalu, adres, powierzchnia użytkowa, pomieszczenia przynależne, opis pomieszczeń wchodzących w skład lokalu, kondygnacja, piętro, stan techniczny,
• obciążenia lub uprawnienia związane z lokalem.

Sprzedający może również dostarczyć inne dokumenty, które mogą okazać się ważne. Będzie to dobrze widziane przez notariusza i kupującego. Są to np.:

• zaświadczeniu zarządcy (spółdzielni mieszkaniowej, wspólnoty mieszkaniowej itp.), z którego wynika, że sprzedający nie zalega z opłatami eksploatacyjnymi,
• zaświadczeniu z ewidencji ludności, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany.

Takie zaświadczenia należy dostarczyć jeszcze przed podpisaniem aktu notarialnego.

Dużym problemem dla kupującego może być wpis do hipoteki w postaci kredytu bankowego czy też zabezpieczenie gminy lub urzędu miasta z tytułu bonifikaty udzielonej na wykup mieszkania.

Zgodnie z przepisami zgodę na wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej można uzyskać dopiero po upływie 5 lat od daty wykupu mieszkania. W przypadku wcześniejszej sprzedaży może się okazać, że konieczny będzie zwrot bonifikaty. W pewnych okolicznościach szybsza sprzedaż jest jednak możliwa.

Z ustawy o gospodarce nieruchomościami wynika bowiem, że istnieje możliwość sprzedaży nieruchomości, na zakup, której urząd miasta udzielił bonifikaty. Ze zwrotu bonifikaty będą zwolnione te osoby, które całą kwotę przeznaczą na zakup nowego mieszkania.

Kupujący mieszkanie powinien dostarczyć do notariusza również umowę kredytową wraz z załącznikami. W umowie kredytowej znajduje się sposób zapłaty i wysokości kredytu oraz termin zapłaty, który z punktu widzenia notariusza jest bardzo ważny. Umowa kredytowa zawiera ważne wskazówki, dotyczące kluczowych zapisów w akcie notarialnym.

Podstawowe informacje, które muszą znaleźć się w akcie notarialnym to dane stron przystępujących do aktu notarialnego. Kancelaria notarialna powinna mieć szczegółowe dane osób, ich stan cywilny i informację czy prowadzą oni działalność gospodarczą. Jeżeli strony reprezentuje pełnomocnik, to musi on być ustanowiony w innym akcie notarialnym.

Akt notarialny mieszkania powinien też zawierać maksymalnie dokładny opis lokalu oraz jego cenę, sposób i termin zapłaty za lokal, a także termin wydania lokalu kupującemu.

Po podpisaniu aktu notarialnego kupujący staje się właścicielem lokalu i wszelkich praw towarzyszących, ale nie staje się jego posiadaczem. Będzie nim dopiero wtedy, gdy sprzedający przekaże mu lokal we władanie.

Do czasu wydania lokalu wszelkie prawa i obowiązki, jak np. opłaty eksploatacyjne ciążą na sprzedającym. Po wydaniu lokalu i po podpisanie protokołów zdawczo-odbiorczych, przechodzą one na kupującego.

Po podpisaniu protokołów zdawczo-odbiorczych warto, sprzedający powinien pamiętać o rozwiązywaniu umów z dostawcami mediów. Kupujący podpisze nowe umowy z wybranymi dostawcami mediów.

Termin przekazania lokalu zazwyczaj następuje po otrzymaniu przez sprzedającego pełnej ceny sprzedaży. W akcie notarialnym warto umieścić zapisy dotyczące dobrowolnego poddania się przez strony transakcji egzekucji z tego tytułu, czyli sprzedający poddaje się egzekucji co do wydania, a kupujący – co do zapłaty.

W 99% przypadków notariusze bezwzględnie stosują takie zapisy, ale warto dokładnie wysłuchać czytania aktu i następnie spokojnie go przeczytać samemu.

Po zakupie lokalu kupujący jest zobowiązany do:

• rozliczenia się z Urzędem Skarbowym - podatek PCC pobierany przez notariusza i płatny w kancelarii notarialnej,
• zgłoszenia się do zarządcy nieruchomości jako nowy właściciel,
• wypełnienia w terminie 14 dni deklaracji podatkowej w przypadku zakupu nieruchomości, stanowiącej odrębny przedmiot własności względem gminy.

Akt notarialny mieszkania jest bardzo ważnym dokumentem, który zabezpiecza interesy stron. Ważne jest to, żeby notariusza, kupujący i sprzedający współpracowali ze sobą i na czas przygotowali wszystkie informacje i niezbędne dokumenty. Zaoszczędzi to wszystkim nerwowych sytuacji.